Təşkilatçılıq zamanı nələrə diqqət etməli? - Gənclərə məsləhət
"Təşkilatçılıq özlüyündə mürəkkəb bir proses və
eyni zamanda ciddi məsuliyyət tələb edən işdir. Hər hansı bir tədbiri təşkil
etməzdən öncə, hər bir təşkilatçı tədbirin mahiyyəti, hədəf kütləsi və ən əsası,
bu tədbiri nəyə görə təşkil etdiyi haqqında məlumatlara sahib olmalıdır. Çünki,
bu amillər tədbirdən sonra gələcək reaksiyalar üçün çox önəmlidir”.
Bu sözləri bizimlə söhbətində "Comunical” şirkətinin rəhbəri Tural Abbaslı söylədi. Qeyd etdi ki,
tədbirin detalları müzakirə edilməli, plan yazılmalı, iş və zaman bölgüsü
aparılmalıdır: "Bu çox mühümdür və "5W” prinsipi burada təməl anlayışdır. İlk
olaraq layihə rəhbəri ehtiyacları doğru təyin etməli və bunun davamı olaraq
bütün komanda üzvlərini yaxşı tanımalı, onların işgörmə qabiliyyətini, şəxsi
xarakterini, ekstra bacarıqlarını, stressə davamlılığını yoxlamalı, daha sonra
komandanı formalaşdırmalıdır. Digər məqam isə zamanın düzgün idarə edilməsidir.
Biz şirkət olaraq idarəetmədə, eyni zamanda tədbirlərin təşkilatçılığı zamanı
"Eyzenhauer” modelinə üstünlük veririk. Burada əsas məqsəd təcili olan işləri daha erkən həyata keçirməkdən ibarətdir.
Bizim uğurlu nəticələrimiz məhz bu prinsiplərə sadiq qalmağımızdan qaynaqlanır.
Əgər ehtiyaclar düzgün təyin edilibsə, komanda üzvləri lazımi kriteriyalara
cavab verirsə, növbə işin yaradıcılıq tərəfinə çatır. Burada da bürokratik
deyil, "beyin fırtınası” idarəetmə metodu işləməlidir. Mümkündür ki, komandanın
hər hansı bir üzvü ona aid olmayan iş haqqında çox gözəl bir fikir səsləndirsin
və ümumilikdə gözəl effekt versin. Bu baxımdan qeyd eləmək vacibdir ki, gözəl
tədbir təşkilatçılığı özündə mükəmməl komanda, birlik və bərabərliyi əks
etdirməlidir”.
Həmsöhbətim deyir ki, tədbirin hansı gün
keçirilməsi məqsədə və hədəf kütləsinə uyğun olaraq dəyişir: "Mən hətta, burada
saatın və yerin də önəmini vurğulamaq istərdim. Bu gün ölkəmizdə müxtəlif
sektorlarda tədbirlər keçirilir. Əgər, korporativ tədbirdirsə, auditoriyanın
toplanmasında elə də ciddi problem yaşanmır. Dövlət tədbirləri adətən, iş
günlərinə təsadüf edir. Hər hansı bir birliyin, icmanın tədbirlərinin də iş
günlərində olduğu zaman problem yaşanmır. Çünki, birlik və ya icma da özlüyündə
bir korporativ tədbir təşkil edir və ora qatılanlar oranın üzvləridir. Adətən,
ciddi vaxt seçimi tələb edənlər, forumlar, seminarlar və s. bu tipli
tədbirlərdir. Məsələn, biz ötən ilin sonunda "Marketinq Sammiti 2017” tədbirini keçirdik. Burada
auditoriyanın iş, istirahət qrafikini və s. detalları nəzərə alaraq, tədbiri
həftə sonunda keçirmək qərarı aldıq. Səbəb sadədir. Bizim hədəf kütləmiz iş
adamları və marketinq sahəsi idi. Onların ən sərbəst günü həftə sonudur. Yəni,
tədbirin mahiyyəti onun hansı gün keçirilməsinə şərait yaradır".
T.Abbaslı hesab edir ki, təşkilatçılıq zamanı
neqativ hallar bəzən qaçılmaz ola bilir: "Hər bir tədbiri təşkil etməzdən öncə,
biz sifarişçiyə sorğu-məlumat forması göndəririk. Burada qeyd olunan suallara
verilən cavablar əslində tədbirin ilkin xəritəsini meydana çıxarır. Ən əsas və
ən çox verilən suallara bir neçə misal göstərə bilərik. Məsələn, "tədbirin
keçirilmə səbəbi nədir” sualının
cavabında biz ilkin ideyanı, hədəf kütləni və bu hədəf kütləsinə uyğun
olan marketinq-kommunikasiya alətlərini müəyyən edə bilirik. İkinci sual isə
"Siz bu tədbirdən nə əldə etmək istəyirsiniz”dir. Bu sualın cavabında isə biz
sifarişçinin işə yanaşma tərzini və auditoriyaya olan diqqətini ölçürük.
Təəssüflər olsun ki, burada bir çox neqativ hallarla da rastlaşırıq. Biz hər
kəs üçün keyfiyyətli və məsuliyyətli iş görürük. Lakin əksər hallarda
keyfiyyətli iş görmək istədiyimizi bildirsək də, sifarişçi tərəfdən
auditoriyaya uyğun tədbirin keçirilməsi lazım olduğu bildirilir və büdcə də
buna görə tənzimlənir. Təbii ki, bu halda biz şirkət olaraq müəyyən düzəlişləri
və fikirləri qeyd edirik. Sifarişçi bunu qəbul edərsə, layihənin icrasını davam
edir, əks halda isə layihədən imtina edirik”.
Müsahibim gecikmə hallarını tədbir təşkilatçılığında
ən həssas məqamlardan biri hesab edir: "Əslində, tədbirin təşkilatçılığı zamanı
reqlamentlər müəyyən edilir. Burada bütün gecikmə riskləri nəzərə alınmalıdır.
Bütün bunlara rəğmən, gecikmə məcburən yaşanırsa, o zaman, mühitə uyğun olaraq
bir neçə yumşaldıcı addımlar atmaq lazım olur. Məsələn, tədbirdən əvvəl foyedə
kiçik bir furşet masasının olması və insanların burada həzin musiqi sədaları
altında daha rahat söhbət edə bilməsi vacibdir. Bu zaman tədbirə gecikən və ya
tədbirin açılışı zamanı zalda iştirakı mütləq olan hər hansı bir şəxsin
gəlməyini gözləmək daha rahatdır. Çünki insanlar özləri də hiss etmədən gözləmə
mövqeyində olurlar. Əgər belə bir şəraitimiz yoxdursa, bu zaman nə etməli? Bu
zaman tədbirin moderatoru auditoriyaya gecikmənin səbəbini bildirməli və kiçik
üzrxahlıq etməlidir. Və yaranmış boşluğu və gözləmə gərginliyini kiçik bir fon
musiqisi ilə az da olsa yumşalda bilər. Yaxud, öncədən bu halın yaşana
biləcəyini proqnozlaşdırılırsa, təyin olunmuş şəxs məsuliyyəti üzərinə götürərək,
tədbirin başlanması haqqında mövqe ortaya qoymalıdır. Tədbir təşkilatçılığı
zamanı belə hallar çox olur, tədbirin planında olmayan amma hər zaman bizim
kriz planımızda olan hadisələri çox yaşamışam. Bu zaman krizi idarəetmə
formatına keçmək lazımdır. 15 ildə bir çox belə hallarla rastlaşmışam və hələ
ki, hamısını idarə etməyi bacarmışıq. Ona görə də hər bir işin mütləq formada
minimum 3, hətta 4 kriz planı olmalıdır. Qısa zamanda nələr daha vacibdir,
nələrdən imtina etmək olar və s. bunlar isə təcrübə ilə qazanılan amillərdir”.
Şəbnəm Mehdizadə