AZE | RUS | ENG |

Təşkilatçılıq zamanı nələrə diqqət etməli? - Gənclərə məsləhət

Təşkilatçılıq zamanı nələrə diqqət etməli? - Gənclərə məsləhət
Tural Abbaslı: “Tədbir təşkilatçılığı özündə mükəmməl komanda, birlik və bərabərliyi əks etdirməlidir”

"Təşkilatçılıq özlüyündə mürəkkəb bir proses və eyni zamanda ciddi məsuliyyət tələb edən işdir. Hər hansı bir tədbiri təşkil etməzdən öncə, hər bir təşkilatçı tədbirin mahiyyəti, hədəf kütləsi və ən əsası, bu tədbiri nəyə görə təşkil etdiyi haqqında məlumatlara sahib olmalıdır. Çünki, bu amillər tədbirdən sonra gələcək reaksiyalar üçün çox önəmlidir”.

Bu sözləri bizimlə söhbətində "Comunical” şirkətinin rəhbəri Tural Abbaslı söylədi. Qeyd etdi ki, tədbirin detalları müzakirə edilməli, plan yazılmalı, iş və zaman bölgüsü aparılmalıdır: "Bu çox mühümdür və "5W” prinsipi burada təməl anlayışdır. İlk olaraq layihə rəhbəri ehtiyacları doğru təyin etməli və bunun davamı olaraq bütün komanda üzvlərini yaxşı tanımalı, onların işgörmə qabiliyyətini, şəxsi xarakterini, ekstra bacarıqlarını, stressə davamlılığını yoxlamalı, daha sonra komandanı formalaşdırmalıdır. Digər məqam isə zamanın düzgün idarə edilməsidir. Biz şirkət olaraq idarəetmədə, eyni zamanda tədbirlərin təşkilatçılığı zamanı "Eyzenhauer” modelinə üstünlük veririk. Burada əsas məqsəd təcili olan işləri daha erkən həyata keçirməkdən ibarətdir. Bizim uğurlu nəticələrimiz məhz bu prinsiplərə sadiq qalmağımızdan qaynaqlanır. Əgər ehtiyaclar düzgün təyin edilibsə, komanda üzvləri lazımi kriteriyalara cavab verirsə, növbə işin yaradıcılıq tərəfinə çatır. Burada da bürokratik deyil, "beyin fırtınası” idarəetmə metodu işləməlidir. Mümkündür ki, komandanın hər hansı bir üzvü ona aid olmayan iş haqqında çox gözəl bir fikir səsləndirsin və ümumilikdə gözəl effekt versin. Bu baxımdan qeyd eləmək vacibdir ki, gözəl tədbir təşkilatçılığı özündə mükəmməl komanda, birlik və bərabərliyi əks etdirməlidir”.

Həmsöhbətim deyir ki, tədbirin hansı gün keçirilməsi məqsədə və hədəf kütləsinə uyğun olaraq dəyişir: "Mən hətta, burada saatın və yerin də önəmini vurğulamaq istərdim. Bu gün ölkəmizdə müxtəlif sektorlarda tədbirlər keçirilir. Əgər, korporativ tədbirdirsə, auditoriyanın toplanmasında elə də ciddi problem yaşanmır. Dövlət tədbirləri adətən, iş günlərinə təsadüf edir. Hər hansı bir birliyin, icmanın tədbirlərinin də iş günlərində olduğu zaman problem yaşanmır. Çünki, birlik və ya icma da özlüyündə bir korporativ tədbir təşkil edir və ora qatılanlar oranın üzvləridir. Adətən, ciddi vaxt seçimi tələb edənlər, forumlar, seminarlar və s. bu tipli tədbirlərdir. Məsələn, biz ötən ilin sonunda "Marketinq Sammiti 2017” tədbirini keçirdik. Burada auditoriyanın iş, istirahət qrafikini və s. detalları nəzərə alaraq, tədbiri həftə sonunda keçirmək qərarı aldıq. Səbəb sadədir. Bizim hədəf kütləmiz iş adamları və marketinq sahəsi idi. Onların ən sərbəst günü həftə sonudur. Yəni, tədbirin mahiyyəti onun hansı gün keçirilməsinə şərait yaradır".
 


T.Abbaslı hesab edir ki, təşkilatçılıq zamanı neqativ hallar bəzən qaçılmaz ola bilir: "Hər bir tədbiri təşkil etməzdən öncə, biz sifarişçiyə sorğu-məlumat forması göndəririk. Burada qeyd olunan suallara verilən cavablar əslində tədbirin ilkin xəritəsini meydana çıxarır. Ən əsas və ən çox verilən suallara bir neçə misal göstərə bilərik. Məsələn, "tədbirin keçirilmə səbəbi nədir” sualının  cavabında biz ilkin ideyanı, hədəf kütləni və bu hədəf kütləsinə uyğun olan marketinq-kommunikasiya alətlərini müəyyən edə bilirik. İkinci sual isə "Siz bu tədbirdən nə əldə etmək istəyirsiniz”dir. Bu sualın cavabında isə biz sifarişçinin işə yanaşma tərzini və auditoriyaya olan diqqətini ölçürük. Təəssüflər olsun ki, burada bir çox neqativ hallarla da rastlaşırıq. Biz hər kəs üçün keyfiyyətli və məsuliyyətli iş görürük. Lakin əksər hallarda keyfiyyətli iş görmək istədiyimizi bildirsək də, sifarişçi tərəfdən auditoriyaya uyğun tədbirin keçirilməsi lazım olduğu bildirilir və büdcə də buna görə tənzimlənir. Təbii ki, bu halda biz şirkət olaraq müəyyən düzəlişləri və fikirləri qeyd edirik. Sifarişçi bunu qəbul edərsə, layihənin icrasını davam edir, əks halda isə layihədən imtina edirik”.

Müsahibim gecikmə hallarını tədbir təşkilatçılığında ən həssas məqamlardan biri hesab edir: "Əslində, tədbirin təşkilatçılığı zamanı reqlamentlər müəyyən edilir. Burada bütün gecikmə riskləri nəzərə alınmalıdır. Bütün bunlara rəğmən, gecikmə məcburən yaşanırsa, o zaman, mühitə uyğun olaraq bir neçə yumşaldıcı addımlar atmaq lazım olur. Məsələn, tədbirdən əvvəl foyedə kiçik bir furşet masasının olması və insanların burada həzin musiqi sədaları altında daha rahat söhbət edə bilməsi vacibdir. Bu zaman tədbirə gecikən və ya tədbirin açılışı zamanı zalda iştirakı mütləq olan hər hansı bir şəxsin gəlməyini gözləmək daha rahatdır. Çünki insanlar özləri də hiss etmədən gözləmə mövqeyində olurlar. Əgər belə bir şəraitimiz yoxdursa, bu zaman nə etməli? Bu zaman tədbirin moderatoru auditoriyaya gecikmənin səbəbini bildirməli və kiçik üzrxahlıq etməlidir. Və yaranmış boşluğu və gözləmə gərginliyini kiçik bir fon musiqisi ilə az da olsa yumşalda bilər. Yaxud, öncədən bu halın yaşana biləcəyini proqnozlaşdırılırsa, təyin olunmuş şəxs məsuliyyəti üzərinə götürərək, tədbirin başlanması haqqında mövqe ortaya qoymalıdır. Tədbir təşkilatçılığı zamanı belə hallar çox olur, tədbirin planında olmayan amma hər zaman bizim kriz planımızda olan hadisələri çox yaşamışam. Bu zaman krizi idarəetmə formatına keçmək lazımdır. 15 ildə bir çox belə hallarla rastlaşmışam və hələ ki, hamısını idarə etməyi bacarmışıq. Ona görə də hər bir işin mütləq formada minimum 3, hətta 4 kriz planı olmalıdır. Qısa zamanda nələr daha vacibdir, nələrdən imtina etmək olar və s. bunlar isə təcrübə ilə qazanılan amillərdir”.
 
Şəbnəm Mehdizadə


Paylaş:

Facebook-da

Reklam

Xəbər lenti

Valyuta məzənnəsi

Tipi Ədə. Adı AZN
IRR 100 İran rialı 0.0040
GEL 1 Gürcü larisi 0.6504
GBP 1 İngilis funt sterlinqi 2.2363
TRY 1 Türk lirəsi 0.2688
KWD 1 Küveyt dinarı 5.6131
SEK 1 İsveç kronu 0.1908
EUR 1 Avro 1.9876
CHF 1 İsveçrə frankı 1.7667
USD 1 ABŞ dolları 1.7000