Korporativ və işgüzar yazışmalarda nələrə diqqət etməli? - Gənclərə məsləhət

Müəssisələrin imicinin formalaşmasında rol oynayan bir neçə amil var. Bunlardan biri də professional yazışmalardır. Müasir dövrdə bu yazışmalar gündəlik iş həyatımızın ayrılmaz bir hissəsinə çevrilib. Xüsusilə yeni başlayan işçilər və təcrübəsi az olan insanlar bu yazışmalar zamanı müxtəlif səhvlərə yol verir. Bəzən hətta iş yazışmalarını sosial şəbəkələr üzərindən edirlər. Bəs görəsən bu yazışmalar hansı formada aparılmalıdır? Ümumiyyətlə, belə yazışmaların sosial şəbəkə vasitəsilə edilməsi nə dərəcədə düzgündür?

Peşəkar yazışmaların özlüyündə korporativ və işgüzar yazışmalar olmaqla iki hissəyə bölündüyünü deyən "Avrora” şirkətinin insan resursları və təşkilatı inkişaf departamentinin müdiri Xəqani Səfərov korporativ yazışmaların sosial şəbəkələr üzərindən edilməsini doğru hesab etmir: "İşgüzar yazışmalar dedikdə iki, yaxud bir neçə şirkət əməkdaşlarının arasında olan yazışmalar nəzərdə tutulur. Korporativ yazışmalar isə şirkətdaxili olan yazışmalardır. Buna misal olaraq şirkətin hansısa əməkdaşının şirkətin digər departamentlərinin əməkdaşları arasında olan yazışmaları göstərmək olar. Bu mənada hesab edirəm ki, korporativ yazışmaları sosial şəbəkələr üzərindən etmək düzgün deyil və bu, peşəkarlığa ziddir. Bu cür yazışmalar daxili qaydada nizamlanmalıdır. İşgüzar yazışmaların isə e-mail vasitəsi ilə aparılması daha məqsədəuyğundur. Heç kim inkar etmir ki, müasir dövrdə sosial şəbəkələr həyatımızın bir hissəsinə çevrilib. Yaxın gələcəkdə sosial şəbəkələr vasitəsi ilə yazışmalar daha da artacaq. Məsələn, əvvəllər iş elanları işə qəbul saytlarında yerləşdirilirdi və ora yalnız e-maillə müraciət etmək olurdu. İndi isə həmin elanlar sosial şəbəkədə post şəklində paylaşılır və hər kəs öz tanışlarını orda işarələyir. Beləliklə, elan daha çox şəxslərə çatmış olur. Mənim öz təcrübəmdə də belə hallar çox olub. Məsələn, kimsə işə qəbul olmaq istəyən zaman mənim mesaj bölməmə yazaraq öz CV-sini göndərib. Hətta elə olub ki, həmin şəxslərin CV-si dəyərləndirilərək işə qəbul olunub. Yəni, artıq bu, bizim həyatımızın tərkib hissəsidir. Peşəkar insanı tapmaq üçün bəzən sosial şəbəkələrdən istifadə etmək məcburiyyətində qalırıq”.

Mütəxəssis deyir ki, iki şirkət arasında olan yazışmalara gəlincə, bu yazışmaların sosial şəbəkələr üzərindən edilməsi normal haldır. Amma korporativ yazışmaları digər şəxslərin görməsi etik sayılmır: "Çünki bu, şirkətdaxili məsələdir. Bu yazışmaların daxili e-mail, yaxud intromed sistemləri vasitəsi ilə aparılması daha məqsədəuyğundur. Artıq intromed sistemlər Azərbaycanda bir sıra şirkətlərdə tətbiq olunur. Bu, bir növ şirkətdaxili sosial şəbəkədir. Vacib yazışmalar, məlumatlar, elanlar burada qeyd olunur”.

X.Səfərov qeyd etdi ki, işgüzar yazışmalar şirkətin imicinə böyük təsir göstərir: "Burada ən kiçik, məsələn, mətnin strukturundan tutmuş hərf səhvlərinə, faylın adına qədər xırda detallar şirkətin imicinə böyük təsir göstərir. Tutaq ki, şirkət böyük məbləğdə satış etmək istəyir və qarşı tərəflə yazışmalar aparılır. Bu zaman göndərilən faylın adı qeyri-ciddi olduqda, həmin amil qarşı tərəfdə istər-istəməz neqativ düşüncəyə yol aça bilər. Bu mənada yazışmalar zamanı diqqətli olmaq lazımdır. Yazışmalar bir növ "dress-kod” kimi vacib rol oynayır. Yazışmanın mətni, forması həmin şəxs haqqında ilkin təəssürat formalaşdırır”.

Müsahibim deyir ki, əslində, korporativ yazışmalar şablon formada olmur və bu yazışmalar hər şirkətdə fərqli şəkildə aparılır: "Adətən, hər hansı bir şirkətdə çalışan şəxs başqa bir müəssisəyə keçdiyi zaman əvvəlki təcrübələrini burada da tətbiq edir. Çünki o, bunu ən yaxşı forma hesab edir. Onlar düşünür ki, korporativ yazışmalar yalnız bu şəklidə aparıla bilər. Əslində, bu, qətiyyən belə deyil və hər müəssisənin daxili normaları var. Bu korporativ etik normaları öyrənmək üçün şirkət işçiləri üçün xüsusi təlimlər keçməlidir. Mən özüm də, çalışdığım şirkətlərdə bu ənənəni formalaşdırmağa çalışıram. Yazışmaların hansı formada aparılması, mətni, strukturu haqda işçilərə davamlı şəkildə izahat vermək lazımdır”.

Şəbnəm Mehdizadə